Digitale werkbon katalysator duurzaamheid en efficiency

“Het organiseren dat medewerkers buiten de spits rijden is best een klus, maar het levert zo enorm veel op. Dat gaat verder dan spitsmijden. Ik raad iedere ondernemer aan om hierop actie te ondernemen, want het heeft ons bedrijf veel gebracht” zegt Gert van Dobben. Hij is mede eigenaar van Huizen Totaal Bouw, een allround bouw- en installatiebedrijf. “Ons imago is dat we kwalitatief hoogwaardig werk leveren, daar voegen we nu duurzaamheid en efficiency aan toe.”

 De digitale werkbon

“Voorheen werkten we op de traditionele manier. De medewerkers kwamen ’s morgens naar de zaak om de papieren werkbon op te halen, reden vervolgens naar de klus om aan de slag te gaan en aan het eind van de dag kwamen ze weer terug om de werkbon in te leveren. De papieren werkbon is nu vervangen door een digitale opdracht. Dat heeft ons veel voordelen opgeleverd.

De nieuwe werkwijze scheelt natuurlijk sowieso twee spitsritten per dag per medewerker. En natuurlijk ook de bijbehorende besparingen aan tijd en brandstof. Bijkomend belangrijk voordeel van de digitale werkbon is dat het gehele administratieproces is verbeterd. De backoffice is efficiënter geworden en de kans op fouten is geminimaliseerd. Eerst schreven de medewerkers de uren op en vervolgens werden deze door de boekhouder ingevoerd, nu komt het direct in het systeem. Daarnaast is de magazijnfunctie van het bedrijf aangepast. Omdat de medewerkers nu niet meer elke ochtend naar de zaak komen, nemen ze ook de materialen niet meer mee. Deze worden nu deels langs gebracht door de leveranciers of bij een vestiging in de buurt van een werklocatie gehaald. Ook dat is efficiënter en duurzamer.”

Van Dobben: “Het eerlijke verhaal is dat het de nodige voorbereiding en tijd kost om over te stappen van een papieren naar een digitale werkbon maar ik heb er met het bedrijf meer voor teruggekregen dan vooraf verwacht. Want als het eenmaal loopt wil je nooit meer terug. Omdat het zo’n mooi resultaat oplevert, heb ik inmiddels ook al wat collega-ondernemers geënthousiasmeerd.”

 Trots

Van Dobben is trots op zijn medewerkers die zich in korte tijd hebben aangepast aan de nieuwe werkwijze, nu veel duurzamer werken en een groot deel van de administratie nu zelf doen waardoor de backoffice efficiënter is geworden. Door hier met zijn allen de schouders onder te zetten, zijn we met het bedrijf klaar voor een duurzame toekomst.”

Interview met:         Gert van Dobben, mede eigenaar van Huizen Totaalbouw

Bedrijfstak:                Bouw – Verbouw, installatie en renovatie

Bedrijfsgrootte:         13 medewerkers
Oplossing:                  Werken met de digitale werkbon