Combinatie van het beste van twee werelden

27 april 2021


We blijven thuiswerken en ontmoeten elkaar op de zaak

Hoewel de filosofie altijd was: werken doe je op kantoor is de ommezwaai bij Maaskoepel, een Federatie van Rotterdamse Woningbouw Corporaties, nu voorgoed gemaakt. Al snel na de eerste lockdown kon het werk thuis gewoon doorgaan. Dat kwam omdat daarvoor al was nagedacht over de pandemie. Stel nu eens dat die de boel platlegt, hoe pakken we het dan aan? Achteraf een slimme zet!

“We zagen de bui van de pandemie al aankomen,” vertelt Stella van Veen, manager woonruimtebemiddeling bij Maaskoepel. “Daarom dachten we begin maart 2020 al na over mogelijke gevolgen van de sluiting van ons kantoor vanwege een Corona-uitbraak onder het personeel. Stel dat…wat moeten we dan doen? We wisten niet wat er aan kwam en zoals het heeft uitgepakt had niemand bedacht. Toch wilden we goed voorbereid zijn. En dat was achteraf een slimme zet. Om besmettingen te voorkomen, vroegen we al begin maart aan collega’s die in Brabant woonden of Brabant hadden bezocht om thuis te werken. Daar werd best een beetje vreemd tegenaan gekeken. Maar naderhand begreep iedereen het. Wij zeggen wel eens lachend: als je een organisatieverandering wilt doorvoeren, moet je aan de overheid vragen de verandering te melden op een persconferentie. Dan is er gelijk geen discussie meer.”

Veel gehad aan het V-team
Van Veen: “We waren dus best goed voorbereid en dat betekende dat medewerkers die geen of geen geschikte laptop thuis hadden, er een meekregen van de zaak. Dat gold ook voor tweede schermen en voor bureaustoelen. Teams werd geïnstalleerd zodat er vanuit huis kon worden overlegd. Er werd een appgroep voor officiële mededelingen ingericht. En er werden kaders besproken. We wisten niet wat ons stond te wachten, maar we maakten een aantal “Wat als afspraken”. Stel dat dit gebeurt, wat doen we dan? En we vormden een crisisteam zodat we snel konden schakelen. Drie jaar eerder zijn we al met een V-team gestart. V staat daarbij voor vitaliteit. Hierbij roepen we medewerkers op tot een gezonde leef- en werkstijl: dus als het kan even lopen tijdens de lunchpauze, gezond eten, niet multitasken, etc. Kortom; alles wat hoort bij een gezond kantoorleven. Dit V-team had ook zitting in het crisisteam en daar hebben we veel aan gehad. Zij waren echt de voorlopers in ons kantoor.”

Gezonde thuiswerkplek
“Het crisisteam had vanaf het begin elke dag een half uurtje digitaal overleg om de lopende zaken te bespreken zodat we bij problemen snel konden handelen. Achteraf was iedereen weer heel snel aan het werk en liepen we weinig vertraging op. Daar ben ik best wel trots op,” zegt Van Veen. “Naast alle digitale hulpmiddelen hebben we voor alle medewerkers met behulp van een externe expert een workshop georganiseerd: Hoe deel je thuis je werkplek goed en gezond in. Dat ging over de goede hoogte van je scherm, het gebruik van een los toetsenbord, een losse muis, het instellen van je zithoogte, etc. De adviseur die de workshop gaf was daarna ook beschikbaar om advies te geven aan medewerkers en persoonlijke vragen te beantwoorden. Begin 2021 deden we weer zo’n webinar en werkplekscan omdat thuiswerken inmiddels de regel en niet de uitzondering was geworden. Goed om opnieuw te kijken of iedereen er thuis wel goed bij zit. Vanuit deze experts hebben we ook contact gekregen met De Verkeersonderneming en hebben we geparticipeerd in hun webinar over de thuiswerkplek scan en wat dit voor ons heeft betekend.”

Inzet op medewerkers betrokken houden
Naast alle ‘harde’ zaken die je moet regelen, wilden we ook aandacht houden voor de ‘zachtere’ kant: het goede contact houden met medewerkers en hen betrokken houden. Ook daartoe hebben we zaken georganiseerd als: een wekelijks koffiemoment van een half uur voor iedereen, een keer per drie weken een denklunch, we organiseren regelmatig een digitale borrel, we sturen gadgets, doen een oproep om op de Wandeltijdens je werkdag filmpjes te delen, onze muurkrant is thuiskrant geworden en we hebben een digitaal sharepoint ingericht. Daarnaast zijn we vanaf september ook gestart met het bevragen van medewerkers via enquêtes hoe ze zaken ervaren. Daaruit blijkt dat de meeste medewerkers hybride willen blijven werken: dus een paar dagen op kantoor en een paar dagen vanuit huis. Dat wordt gezien als het combineren van het beste van twee werelden. We hebben de enquête inmiddels een paar keer herhaald maar dit beeld blijft eruit komen.”

Bespreekbaar maken en doorvragen
“Het leidinggeven op afstand had ook onze aandacht. Hoe zorg je voor elkaar op een goede manier? Daarin kan ook een overkill optreden. Zo ging er een tijdje de klacht rond: “We zitten er doorheen”. Die opmerking strookte niet met ons zeer lage ziekteverzuim en we hoorden dat ook niet terug in de individuele gesprekken. Navraag leerde dat er enkele medewerkers doorheen zaten maar doordat iedereen het er over had, leek het net of dat het gehele personeel betrof. Daaruit leerden we dat we zaken niet alleen goed moesten bespreken maar dat ook doorvragen heel relevant is. Want wat je vooral achterwege moet laten is het invullen voor een ander.”

Lessons learned
“Het afgelopen jaar hebben we als bedrijf, medewerkers én managers, veel geleerd. Een opsomming:

  • Zorg goed voor elkaar, maar overdrijf niet. We zijn allemaal professionals.
  • Leer om hulp te vragen én om hulp te bieden.
  • Vul het eigenaarschap van een opdracht goed in. Maar ook het opdrachtgever- en opdrachtnemerschap. Daar waren we voor de lockdown al mee bezig en dat is meer dan ooit waardevol gebleken.
  • Hoe interpreteer je wat wordt gezegd? Doorvragen is het beste, maak zaken bespreekbaar.
  • Als medewerker hoef je niet zo snel in de stress te schieten over je productiviteit. Belangrijk is dat je en werkt en gezond blijft. Daar hoort bewegen bij. Dan kan een wandelingetje zijn maar ook het aanzetten van de afwasmachine. Ook dan ben je even in beweging. Tegelijk weet je als professional wanneer de deadlines zijn die je moet halen.
  • Geef je medewerkers vertrouwen. Bedenk dat veel medewerkers in hun privéleven hun hypotheek regelen, hun verzekeringen en een auto aanschaffen, etc. Dan kunnen ze in de werksfeer ook wel wat aan.
  • Geef ook je leidinggevende het vertrouwen dat ze het beste met je voorhebben en vraag door als iets niet duidelijk is.
  • Bedenk dat een tevreden medewerker een goede medewerker is en laat de regeldrift achterwege.”

Naar kantoor alleen als er toegevoegde waarde is
Van Veen: “Vanzelfsprekend denken we nu als team al na hoe we straks gaan samenwerken. Ook nu weet je weer niet wat straks de regels zullen zijn, maar wel weten we dat we als team niet tussen de plexiglazen scheidingswanden in willen werken. De vraag is wat de functie wordt van het kantoor? Het moet toegevoegde waarde hebben. Als ontmoetingsplek? Voor kennisuitwisseling? Zonder toegevoegde waarde hoef je er niet te komen, we weten nu dat dat ook niet noodzakelijk is. We zitten in een transitie. Sommige medewerkers moeten in verband met het werk of hun privésituatie naar kantoor komen en dat kan dan ook. Voor anderen hoeft het niet elke dag. We moeten dit straks allemaal langzaam opbouwen tot we een goed evenwicht hebben. Mooi is dat we in de enquêtes lezen dat medewerkers ook veel voordelen zien in het thuiswerken: minder reistijd, meer tijd om te sporten, meer tijd voor de kinderen en een betere werk privébalans. Al die voordelen gaan we natuurlijk niet opgeven.”

Maaskoepel inclusiviteit en De Verkeersonderneming
Maaskoepel (40 medewerkers) behartigt de belangen van de woningcoöperaties door het ontwikkelen van gezamenlijk beleid, het delen van kennis tussen de leden en het uitvoeren van diensten zoals woonruimte bemiddeling onder andere via een website waar woningzoekenden zich kunnen inschrijven. Ook het toewijzen van urgentie en het secretariaat voor klachtenafhandeling voor bepaalde gemeenten behoort tot de taken. “We zijn geen belangenbehartiger maar wel spreekbuis voor de coöperaties,” zo verwoordt Van Veen het.

Zij vervolgt: “De Federatie woningbouw coöperaties is er ook voor beleidsvorming en meningsvorming. In deze regio hebben we een grote huisvestingsopgave waarbij we nadrukkelijk een inclusiviteits-opgave hebben: niet alle goedkope of dure woningen in een bepaalde wijk maar dit verdelen over de gehele regio. Daarmee hebben we een link met De Verkeersonderneming. Soms zouden mensen heel goed een baan kunnen vinden in de haven maar is het niet mogelijk om vanuit Rotterdam in de haven te komen. Er rijdt tenslotte bijna geen openbaar vervoer. De Verkeersonderneming zou graag met die mensen in contact komen om te zien wat ze voor hen op het gebied van mobiliteit kunnen betekenen. Alleen weet je vaak niet wie dat zijn. Onze huismeesters weten dat vaak wel. Zij zouden die eerste contacten kunnen leggen. Die mogelijkheden zijn we nu aan het onderzoeken.”

Over ons

De Verkeersonderneming is in 2008 opgericht door het ministerie van Infrastructuur & Waterstaat, gemeente Rotterdam, Metropoolregio Rotterdam Den Haag en het Havenbedrijf Rotterdam, met als doel het bereikbaar houden van (haven, stad & regio) Rotterdam.