Video vergaderen is efficiënt vergaderen – Saskia Platenkamp

“Omdat ik voor zeven gemeenten werk en intensief contact heb met RWS en PZH was ik al gewend om elke dag op een andere plek te werken. Als ik een laptop heb en er is wifi, dan kan ik aan de slag en dat is nu niet anders.” Saskia Platenkamp is strategisch beleidsadviseur en projectleider van de gemeente Dordrecht en van de zeven Drechtsteden gemeenten. “Het was even schakelen maar het thuiswerken bevalt heel goed. Als je zaken wat anders dan voorheen aanpakt, kun je heel efficiënt werken.”

“Je zou kunnen zeggen dat ik goed kan thuiswerken door mijn thuissituatie. Ik heb twee grote dochters die geen begeleiding nodig hebben bij hun huiswerk en we hebben een ruim huis. Dat scheelt enorm. Nadat het thuiswerken werd afgekondigd is de logeerkamer direct omgebouwd tot mijn werkplek. Ik heb eigenhandig een sta-bureau in elkaar getimmerd. En die kan ik iedereen aanraden. Dan heb je toch wat meer beweging, want dat is heerlijk.”

Tijd om te ontspannen en te bewegen
Video vergaderen is vermoeiend maar wel veel efficiënter dan fysiek vergaderen. Als de vergadering strak wordt geleid en je je goed focust houd je zelfs meer tijd op een dag over. Even kletsen voor, na en soms ook tijdens de vergadering kan niet. En ik merk nu pas hoe ongelofelijk veel tijd daar in gaat zitten, als je mij bent. Dat geldt natuurlijk ook voor je reistijd. En wat dacht je van al die tijd die het kost om een vergadering met iedereen te prikken! Iedereen heeft meer gelegenheid in de agenda om te vergaderen door het ontbreken van reistijd en het niet-locatie gebonden werken. Digitaal overleggen werkt natuurlijk alleen goed als je elkaar al kent. Wanneer er moet worden onderhandeld of bij lastige gesprekken zou ik wel kiezen voor een face-to-face vergadering. De werkzaamheden die ik anders in een hele dag deed, doe ik nu in minder uren. En die uren die ik overhoud gebruik ik heel bewust als tijd voor mezelf en om te ontspannen omdat ik de efficiëntere werkdagen wel als intensief ervaar. In de ochtend gebruik ik de reistijd die ik nu niet heb voor een yogaritueel, tussen de middag loop ik even buiten en haal ik een boodschap en aan het einde van de dag sluit ik de laptop af en ga ik direct even wandelen. Daarmee breng ik een scheiding aan tussen mijn werktijd en mijn privé tijd. Hoewel ik voorheen veel fietste, beweeg ik nu dus meer dan daarvoor en daar voel ik mij goed en fit bij. Ik merk dat ook andere collega’s blij zijn met de efficiëntere vergaderingen. Daarom weet ik bijna zeker dat we deze overlegvorm ook na coronatijd blijven volhouden.”

Lange termijn visie
Hoewel er in de wereld van verkeer en vervoer op dit moment enorm veel verandert, is het werk van Platenkamp inhoudelijk hetzelfde gebleven. “Dat komt omdat je in mijn functie vooral ver vooruit kijkt. Corona is, ook al duurt het twee jaar voordat er een vaccin is, toch tijdelijk. Ik ben vooral bezig op de lange termijn. Denk aan de Groeiagenda Drechtsteden 2030 en de vele renovatie- en onderhoudswerkzaamheden aan de wegen die de komende 15 jaar plaatsvinden. Die brengen ook omleidingen en oponthoud teweeg. Om dat zuur te verzachten hadden we altijd een aantal beproefde alternatieven: fietsen, buiten de spits reizen en met het openbaar vervoer. Die laatste troef is nu wat minder inzetbaar maar geheel onverwachts komt het thuiswerken als joker tevoorschijn. Wat eerst bij werkgevers nauwelijks bespreekbaar was, is nu wel bespreekbaar. Vanaf het begin van de crisis hebben we met het platform Samen Bereikbaar in de Drechtsteden werkgevers voorzien van tips en tools en hen gefaciliteerd. Als je niet thuis kan werken, stap je nu eerder in de auto en het is rustiger op de weg. Je merkt dat de meeste individuele automobilisten zich prima kunnen redden met de mogelijkheden die er zijn, anders ligt het voor de logistiek, het op tijd vervoeren van goederen. Daar gaat ook onze aandacht naar uit. Van belang is dat de economie weer uit het dal opkrabbelt, daarbij is de logistiek essentieel.”

Zakelijk of sportief?
“In het begin moest ik erg lachen als collega’s die er voorheen heel netjes uitzagen nu ineens in een T-shirt aan de video vergadering deelnamen. Dat doe ik niet. Ik heb make-up op en zie er netjes uit. Althans het gedeelte dat je ziet. De werkelijkheid is dat mijn werkkamer erg warm is en dat ik dus soms een korte broek draag. Maar wel buiten beeld!”

Thuiswerktip
“Houd je agenda goed in de gaten en deel hem slim in. Het is onmogelijk om van half negen tot half zes non-stop te video vergaderen. Pas zo mogelijk je agenda aan op die tijdstippen dat je energie hebt en bouw rustmomenten in. Heb je thuis kleine kinderen; probeer dan een ruimte te creëren in huis waar je afgezonderd kan werken. Het is voor jezelf en voor je collega’s niet handig als de kinderen door het beeld lopen. Ook al kan het soms wel heel grappig zijn.”

Over ons

De Verkeersonderneming is in 2008 opgericht door het ministerie van Infrastructuur & Waterstaat, gemeente Rotterdam, Metropoolregio Rotterdam Den Haag en het Havenbedrijf Rotterdam, met als doel het bereikbaar houden van (haven, stad & regio) Rotterdam.